Mettre en place un workflow de validation à plusieurs étapes
Rien ne part avant d'avoir été validé par la bonne personne.
Le besoin
- Les validations traînent parce que personne ne sait à qui passer la main.
- Des documents partent sans contrôle ou restent bloqués sans relance.
- Le suivi du qui doit valider quoi se fait dans la tête, donc se perd.
L'approche
- Cartographier les étapes de validation et les responsables de chacune.
- Faire router automatiquement chaque demande vers le bon valideur.
- Relancer poliment si la validation tarde.
- Ne passer à l'étape suivante qu'après accord explicite.
Étape par étape
- 1
Recevoir la demande
L'agent capte l'élément à valider et identifie la première personne concernée.
- 2
Router et relancer
Il notifie le valideur, attend la réponse et relance automatiquement après un délai défini.
- 3
Avancer ou clôturer
En cas d'accord, l'étape suivante se déclenche ; en cas de refus, le demandeur est informé du motif.
Le prompt à donner
Rédige le message de demande de validation à envoyer au responsable pour ce devis de 1 850 euros HT. Résume en trois lignes l'objet, le client et le montant, puis demande une réponse claire par Validé ou Refusé avec motif. Ajoute une ligne indiquant qu'une relance suivra sous 48 heures sans réponse.
Le résultat
Chaque document suit un circuit de validation traçable, sans blocage oublié ni envoi non contrôlé.
Le verdict NXUS
Structurer les validations sans alourdir : utile dès qu'une deuxième paire d'yeux doit voir certaines décisions.
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