Préparer des devis et factures à partir d'échanges email
L'agent lit tes emails clients et génère des devis et factures prêts à envoyer en quelques secondes.
Le besoin
- La saisie manuelle des devis et factures est source d'erreurs et d'oublis, surtout en période chargée.
- Les informations nécessaires (client, prestations, quantités, prix) sont presque toujours dans les emails.
- Un agent peut extraire ces données et les injecter dans un template ou un outil de facturation.
L'approche
L'agent surveille ta boite mail pour les emails contenant des demandes de prestation ou des bons de commande.
Il extrait les entités clés : client, prestation, quantité, délai, prix si mentionné.
Il consulte ta grille tarifaire ou ton catalogue pour compléter les prix manquants.
Il génère un devis pré-rempli dans ton format habituel (PDF ou outil en ligne).
Il te soumet le document pour validation et, une fois approuvé, l'envoie au client et archive.
Étape par étape
- 1
Connecter l'agent à ta messagerie et ton outil de facturation
Via API email et l'API ou un template de ton logiciel de facturation. L'agent reçoit les emails entrants et peut créer des documents dans l'outil.
- 2
Charger la grille tarifaire et les conditions générales
Tu fournis ton catalogue de prestations avec les prix, les conditions de paiement habituelles et les mentions légales à inclure.
- 3
Valider les premiers devis générés avant d'automatiser
Pendant les deux premières semaines, tu valides chaque devis avant envoi. Une fois la qualité confirmée, tu peux laisser l'agent envoyer directement pour les demandes standard.
Le prompt à donner
Voici l'échange email avec Sophie Renard pour la refonte de sa charte graphique. Génère le devis correspondant selon notre grille tarifaire, avec les 3 options habituelles (basique, intermédiaire, premium) et nos conditions de paiement standard.
Le résultat
Un devis complet en 3 options, formaté selon ton template, prêt à envoyer, généré en moins d'une minute depuis l'échange email.
Le verdict NXUS
Très efficace pour les freelances et agences qui traitent de nombreuses demandes similaires. Préserve toujours une validation humaine pour les devis importants ou les clients nouveaux.
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