Cartographier et documenter les procédures internes

Le besoin

L'approche

Étape par étape

1. 1

   Recueillir le déroulé

   L'agent décrit oralement ou par écrit comment il réalise la tâche.

2. 2

   Formaliser la fiche

   L'IA transforme le récit en procédure structurée avec étapes, outils et points de vigilance.

3. 3

   Valider et partager

   Un autre agent relit pour vérifier la clarté, puis la fiche est rangée dans un classeur partagé.

Le prompt à donner

Je vais te décrire comment je traite une demande d'acte d'état civil reçue par courrier, et tu vas la transformer en fiche procédure claire pour un collègue qui ne connaît pas. Voici mon déroulé brut : 'je reçois la demande, je vérifie l'identité du demandeur et son lien avec la personne, je cherche dans les registres, je rédige l'acte, je le fais signer, je l'envoie par courrier et je note dans le registre des demandes.' Structure en étapes numérotées avec, pour chaque étape, ce qu'il faut vérifier et les points de vigilance. Ajoute une rubrique 'erreurs fréquentes à éviter'.

Le résultat

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