Trier et router les mails d'exploitation entrants
Chaque mail classé, résumé et orienté vers le bon interlocuteur.
Le besoin
- La boîte mail exploitation déborde, mêlant urgences réelles et messages secondaires.
- Un mail d'enlèvement noyé dans le flux, c'est une commande ratée et un client mécontent.
- Le tri manuel prend chaque matin un temps précieux à l'exploitant.
L'approche
- Définir les catégories métier : nouvel ordre, modification, réclamation, douane, administratif, spam.
- Laisser l'IA résumer chaque mail en deux lignes et extraire les données structurantes.
- Faire proposer une action ou un brouillon de réponse selon la catégorie.
- Automatiser le routage vers les bonnes personnes via un workflow.
Étape par étape
- 1
Définir les règles de tri
On décrit les catégories et qui traite quoi dans l'entreprise.
- 2
Brancher la boîte mail
Via un automatisme, chaque nouveau mail est lu, résumé et classé automatiquement.
- 3
Recevoir le tri prêt à traiter
L'exploitant reçoit une liste priorisée avec résumé, catégorie et action suggérée pour chaque message.
Le prompt à donner
Tu es assistant de tri pour la boîte exploitation d'un transporteur. Pour chaque mail que je te donne, renvoie : catégorie (nouvel ordre / modification / réclamation / douane / administratif / autre), niveau d'urgence (haute/moyenne/basse), résumé en 2 lignes, données extraites (référence, date demandée, lieu enlèvement, lieu livraison si présents), et action recommandée. Voici le mail : [coller le mail].
Le résultat
Chaque mail catégorisé, résumé, avec ses données clés extraites et une action recommandée, permettant de vider la boîte exploitation en deux fois moins de temps.
Le verdict NXUS
Gros gain de temps au quotidien. Le classement reste à superviser au début pour ajuster les catégories, mais une fois calé c'est un copilote précieux.
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