Trier et router les courriels entrants de la mairie
Chaque mail entrant classé et orienté vers le bon agent
Le besoin
- La boîte contact@ de la mairie reçoit tout en vrac, du signalement de nid-de-poule à la demande d'acte
- Un seul agent d'accueil dépouille et transfère à la main, avec des oublis
- Les demandes urgentes (sécurité, voirie) se perdent dans le flux
L'approche
- Connecter la boîte mail à un workflow de classification
- Définir des catégories claires liées aux agents et services
- Produire un résumé court et une catégorie pour chaque message
- Router vers la bonne personne sans jamais répondre automatiquement
- Garder une boîte de revue pour les cas incertains
Étape par étape
- 1
Définir les catégories
Cartographier les types de demandes et l'agent référent pour chacune.
- 2
Brancher le tri
Le workflow lit chaque mail, le classe et génère un résumé d'une ligne.
- 3
Router et superviser
Transfert vers l'agent concerné, les cas ambigus restant dans une file de revue humaine.
Le prompt à donner
Classe ce courriel reçu sur la boîte de la mairie dans une de ces catégories : etat-civil, urbanisme, technique-voirie, demande-elu, association, spam. Donne uniquement la catégorie, un résumé en une phrase, et un niveau d'urgence (faible/moyen/élevé). Message : 'Bonjour, depuis la tempête il y a une branche tombée qui bloque à moitié le chemin du Moulin, c'est dangereux pour les voitures, pouvez-vous intervenir vite ? Merci.'
Le résultat
Catégorie technique-voirie, résumé clair, urgence élevée, message routé vers le responsable des services techniques.
Le verdict NXUS
Excellent pour dégrossir le flux et ne plus rien perdre. Attention RGPD : ces mails contiennent des données personnelles, le traitement doit rester sur un outil maîtrisé et idéalement souverain. Ne jamais laisser le système répondre seul à un administré.
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