Suivi automatisé des non-conformités vers un tableau
Chaque fiche de non-conformité reçue par mail atterrit dans le bon tableau de suivi.
Le besoin
- Les non-conformités sont signalées de façon dispersée (mail, oral, papier) et mal tracées.
- Le responsable qualité ressaisit tout à la main dans son tableau, avec du retard.
- Sans suivi consolidé, les défauts récurrents passent inaperçus.
L'approche
- Centraliser les signalements via un formulaire ou une boîte mail dédiée.
- Faire extraire par l'agent les champs clés (poste, défaut, gravité, OF concerné).
- Alimenter automatiquement un tableau de suivi partagé.
- Notifier le responsable qualité pour les non-conformités graves.
Étape par étape
- 1
Capture du signalement
Le workflow récupère la fiche depuis le mail ou le formulaire dédié.
- 2
Structuration
L'agent extrait poste, type de défaut, gravité, quantité et OF, et normalise les champs.
- 3
Consignation et alerte
La ligne est ajoutée au tableau de suivi et une alerte part pour les cas graves.
Le prompt à donner
Configure un workflow : quand un mail arrive sur [email protected] avec le sujet 'NC', extraire le poste concerné, le type de défaut, la quantité touchée, l'OF et la gravité (mineure/majeure/critique), ajouter une ligne dans le Google Sheet de suivi des non-conformités, et m'envoyer une notification si la gravité est 'critique'. Voici un exemple de mail : 'NC poste ébavurage, 12 pièces réf BR-09 avec bavures non éliminées, OF-2188, majeure'.
Le résultat
Un workflow qui alimente le tableau de suivi qualité à chaque non-conformité signalée et alerte sur les cas critiques.
Le verdict NXUS
Excellent pour fiabiliser la traçabilité, mais le paramétrage demande un peu de technique et le responsable qualité doit auditer régulièrement que rien n'est mal classé ou perdu.
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