Gérer les relances prestataires d'un festival avec un workflow automatisé
Plus aucun prestataire oublié : relances automatiques jusqu'a la confirmation signee
Le besoin
- Un festival de moyenne taille peut impliquer 20 a 50 prestataires a coordonner
- Les relances manuelles par email prennent des heures chaque semaine et sont souvent oubliees
- Un prestataire non relance peut accepter un autre evenement et se retrouver indisponible
- Une relance graduee (douce, puis ferme, puis urgente) donne de meilleurs résultats qu'un email unique
L'approche
L'agent gere une liste de prestataires avec leur statut (contact pris, devis reçu, contrat envoyé, confirmé). Pour chaque statut, il envoie automatiquement l'email de relance adapte au bon moment, avec escalade progressive du ton. Un tableau de bord synthetise l'etat des confirmations en temps reel.
Étape par étape
- 1
Import de la liste prestataires
Tu charges ta liste de prestataires avec nom, email, prestation, deadline de confirmation et statut actuel.
- 2
Parametrage du workflow de relances
L'agent configure les relances : J-60 (douce), J-30 (ferme), J-15 (urgente), chacune avec un modele email adapte.
- 3
Suivi en temps reel et alertes
Tu accèdes a un tableau de bord des confirmations et reçois une alerte si un prestataire critique reste non confirme a J-20.
Le prompt à donner
Festival les 28 et 29 juin a Beziers. Liste prestataires : securite (non confirme), scene et sono (devis reçu mais pas de contrat), restauration (confirmee), nettoyage (contact pris). Mets en place le workflow de relances automatiques pour les prestataires non confirmes.
Le résultat
Un workflow de relances graduees actif pour chaque prestataire non confirme, avec un tableau de bord du statut en temps reel.
Le verdict NXUS
Divise par trois le temps passé a coordonner les prestataires d'un evenement et garantit qu'aucun fournisseur critique ne glisse entre les mailles.
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