Relancer automatiquement les pièces manquantes d'un dossier d'instruction
Plus de pièce oubliée qui retarde un dossier
Le besoin
- Les dossiers traînent souvent faute d'une pièce justificative manquante côté client.
- Le suivi manuel des relances est chronophage et facilement oublié.
- Trop de relances agacent, trop peu retardent le dossier.
L'approche
- Définir pour chaque type de dossier la liste des pièces attendues.
- Faire comparer par l'agent l'attendu et le reçu pour lister les manques.
- Générer des relances personnalisées avec rappel précis des pièces à fournir.
- Cadencer les relances avec un délai raisonnable et un arrêt après réception.
Étape par étape
- 1
Lister l'attendu
Établir par type de dossier la liste de référence des pièces à collecter.
- 2
Détecter les manques
L'agent confronte la liste de référence aux pièces reçues et signale ce qui manque.
- 3
Relancer avec mesure
Des relances personnalisées sont préparées et cadencées, avec arrêt automatique dès réception.
Le prompt à donner
Pour le dossier de divorce de M. BERNARD, voici la liste des pièces attendues et la liste des pièces déjà reçues. Identifie ce qui manque, puis rédige un mail de relance courtois listant précisément les documents encore attendus, avec une date limite raisonnable. Ton bienveillant, vouvoiement, pas de ton accusateur. Ne menace d'aucune conséquence, propose plutôt notre aide si le client a une difficulté à obtenir un document.
Le résultat
Une liste claire des pièces manquantes et un projet de relance personnalisé et bien dosé, qui accélère la complétude des dossiers sans dégrader la relation client.
Le verdict NXUS
Réel gain de productivité administrative. À surveiller : l'envoi automatique de mails doit rester sous contrôle humain au début pour éviter une relance inappropriée sur un dossier sensible.
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