Mettre en place un plan de classement et d'archivage des documents
En finir avec les dossiers où on ne retrouve jamais rien
Le besoin
- Les documents sont éparpillés sans arborescence cohérente
- Retrouver un fichier ancien prend un temps déraisonnable
- Aucune règle de nommage ni durée de conservation n'est définie
L'approche
- Décrire les types de documents gérés et le volume approximatif
- Demander une arborescence de dossiers claire et une règle de nommage
- Faire proposer une politique d'archivage et de durée de conservation
- Adapter le plan à ses outils puis l'appliquer progressivement
Étape par étape
- 1
Cartographier l'existant
Lister les grandes familles de documents, leur volume et les outils utilisés pour les stocker.
- 2
Concevoir le plan
L'IA propose une arborescence, une convention de nommage et des règles d'archivage adaptées.
- 3
Déployer et ranger
L'utilisateur crée les dossiers, applique le nommage et range progressivement les fichiers existants.
Le prompt à donner
Aide-moi à organiser le classement de mes documents numériques. Je gère au quotidien : devis et factures, courriers reçus et envoyés, contrats, documents du personnel, justificatifs comptables et documents administratifs. Tout est aujourd'hui en vrac dans quelques dossiers. Propose-moi une arborescence de dossiers claire et logique, une règle de nommage de fichiers cohérente (avec dates), et une politique d'archivage indiquant combien de temps conserver chaque type de document. Présente le tout simplement, je veux pouvoir l'appliquer dès aujourd'hui.
Le résultat
Un plan de classement complet avec arborescence, convention de nommage et règles d'archivage, applicable immédiatement à ses fichiers.
Le verdict NXUS
Donne une structure solide pour repartir du bon pied. Les durées légales de conservation suggérées sont à confirmer auprès d'une source officielle selon votre statut.
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