Constituer un dossier d'archivage de ses obligations
Savoir quoi conserver, combien de temps et où
Le besoin
- Vous accumulez des documents sans savoir lesquels conserver ni jeter.
- Vous craignez de supprimer un document encore utile en cas de contrôle.
- Vous voulez un classement simple et durable.
L'approche
- Recenser les grandes familles de documents de votre structure.
- Associer à chacune une durée de conservation indicative.
- Proposer une organisation de classement logique.
- Prévoir une routine de revue annuelle.
Étape par étape
- 1
Inventaire des documents
L'agent liste avec vous les types de documents que vous produisez et recevez (comptables, sociaux, commerciaux, juridiques).
- 2
Tableau des durées
Il associe à chaque catégorie une durée de conservation indicative et un mode de classement.
- 3
Plan d'archivage
Il assemble un plan d'archivage clair avec une routine de revue régulière pour purger ce qui peut l'être.
Le prompt à donner
Aide-moi à construire un plan d'archivage pour ma petite structure. Liste les grandes familles de documents (comptables, sociaux, commerciaux, juridiques), indique pour chacune une durée de conservation indicative et propose une organisation de classement simple. Ajoute une routine de revue annuelle.
Le résultat
Un plan d'archivage sous forme de tableau par familles de documents, avec durées de conservation indicatives et une routine de revue.
Le verdict NXUS
L'agent fournit un repère pratique, mais les durées légales varient selon la nature des documents et évoluent. Vérifiez les durées exactes auprès de votre comptable ou de sources officielles avant toute destruction.
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