Trier et prioriser la boîte mail du secrétariat médical
Faire le tri du matin en 5 minutes au lieu d'une heure
Le besoin
- La secrétaire médicale ouvre chaque matin une boîte saturée de demandes hétérogènes.
- Les vraies urgences se noient dans les relances administratives.
- Le tri manuel mange 45 à 60 minutes avant même de décrocher le téléphone.
L'approche
- Connecter l'agent à la boîte partagée du secrétariat en lecture.
- Définir des catégories métier : RDV, résultats, mutuelle, confrère, fournisseur, divers.
- Faire scorer chaque message par urgence selon des mots-clés convenus.
- Générer un brouillon de réponse uniquement pour les cas purement administratifs.
- La secrétaire relit, ajuste et envoie elle-même.
Étape par étape
- 1
Cadrer les règles de tri
Lister avec l'équipe les catégories et ce qui constitue une urgence administrative (jamais médicale).
- 2
Brancher l'agent en lecture
Donner accès à la boîte partagée et tester le classement sur une journée d'archives anonymisées.
- 3
Valider et router
La secrétaire reçoit chaque matin une liste triée avec brouillons, valide les réponses et transmet le médical au soignant.
Le prompt à donner
Voici 30 emails reçus depuis hier soir sur la boîte du secrétariat. Classe-les en 6 catégories : prise de RDV, résultats d'examen, mutuelle ou assurance, courrier de confrère, fournisseur, divers. Pour chaque message, indique un niveau d'urgence (haute, moyenne, basse) basé uniquement sur le contenu administratif. Pour les demandes purement administratives (attestation, justificatif, relance mutuelle), propose un brouillon de réponse poli et neutre. Ne propose JAMAIS de réponse à une question de santé : marque-la simplement 'à transmettre au praticien'. Ne mentionne aucune donnée patient dans tes commentaires.
Le résultat
Une boîte mail triée chaque matin avec brouillons prêts pour l'administratif, et un repérage clair des messages à faire remonter au soignant.
Le verdict NXUS
Gain de temps réel sur la partie administrative. À cadrer fermement : toute question de santé doit sortir du périmètre de l'agent et revenir au praticien. Vérifier que la boîte mail et l'hébergement respectent le secret médical (idéalement messagerie de santé sécurisée pour les données patient).
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