Trier et prioriser les emails entrants du secrétariat
Démêler la boîte de réception et préparer les réponses récurrentes
Le besoin
- La boîte du secrétariat reçoit un mélange d'urgences et de questions répétitives
- Les mêmes demandes reviennent sans cesse : horaires, modalités, absences
- Le risque d'oublier un email important dans le flux est réel
L'approche
- On colle un lot d'emails ou on décrit les types de demandes reçues
- L'IA classe par urgence et par catégorie
- Elle prépare des réponses types pour les questions fréquentes
- Elle signale les messages qui demandent une décision de la direction
- Le secrétariat valide chaque réponse avant envoi
Étape par étape
- 1
Soumettre le flux
Coller les emails à traiter ou décrire les catégories de demandes habituelles.
- 2
Classer et préparer
Demander un tri par urgence et par thème, plus des brouillons de réponse pour les questions récurrentes.
- 3
Valider et envoyer
Relire chaque réponse, faire remonter à la direction ce qui dépasse le secrétariat, puis envoyer.
Le prompt à donner
Tu aides le secrétariat d'une école à traiter sa boîte mail. Voici 6 emails reçus ce matin. Pour chacun : classe-le par urgence (urgent / à traiter aujourd'hui / peut attendre), donne sa catégorie (inscription, absence, horaires, réclamation, autre), et rédige un brouillon de réponse courtoise quand c'est une question simple. Signale ceux qui nécessitent une décision de la direction plutôt qu'une réponse du secrétariat. [coller les emails]
Le résultat
Un tri clair des emails par urgence et catégorie, avec des brouillons de réponse aux demandes courantes et un signalement de ce qui doit remonter à la direction.
Le verdict NXUS
Bon copilote pour ne pas se noyer dans la boîte mail. Les réponses restent à valider : sur les données personnelles d'élèves, mieux vaut anonymiser ce qu'on colle dans l'outil.
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Référence : NXUS-UC-tri-priorisation-emails-secretariat · Source : nxus.fr/cas-usage-agents-ia/tri-priorisation-emails-secretariat