Traiter et tracer une réclamation stagiaire de bout en bout

Le besoin

L'approche

Étape par étape

1. 1

   Analyse de la réclamation

   Le référent fournit le message du stagiaire. L'IA distingue les faits des ressentis et identifie le ou les motifs réels.

2. 2

   Réponse et action corrective

   Elle rédige une réponse professionnelle et apaisante, propose une cause racine et une action corrective proportionnée.

3. 3

   Traçabilité

   Elle génère une fiche de traitement de réclamation (date, motif, réponse, action, suivi) à archiver comme preuve Qualiopi.

Le prompt à donner

Tu es référent qualité d'un organisme de formation. Un stagiaire a envoyé cette réclamation : "La salle était trop petite, le formateur a survolé la partie pratique qui m'intéressait le plus, et je n'ai pas reçu mon attestation 3 semaines après." Aide-moi à : 1) isoler les faits objectifs des ressentis, 2) rédiger une réponse professionnelle, empathique et orientée solution (sans promettre l'impossible), 3) identifier la cause racine de chaque point et proposer une action corrective réaliste, 4) remplir une fiche de traitement de réclamation traçable pour Qualiopi. Ton posé, jamais sur la défensive.

Le résultat

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