Préparer le suivi des réclamations clients de façon structurée
Centraliser, qualifier et suivre les réclamations sans rien laisser filer
Le besoin
- Le traitement des réclamations est encadré et doit être tracé
- Dans un petit cabinet, les réclamations sont parfois gérées au fil de l'eau sans suivi
- Un délai de réponse dépassé expose le cabinet et mécontente le client
L'approche
- Fournir la réclamation reçue et le contexte du dossier
- Demander une qualification du motif et de la gravité
- Générer un accusé de réception conforme et un projet de réponse
- Préparer un suivi des délais de traitement à respecter
- Le responsable valide chaque réponse au client
Étape par étape
- 1
Recueillir la réclamation
Le cabinet fournit la réclamation reçue et le contexte du dossier concerné.
- 2
Qualifier et accuser réception
L'agent qualifie le motif, évalue la gravité et rédige un accusé de réception conforme.
- 3
Suivre les délais
L'agent prépare le suivi des échéances de réponse, le responsable valide chaque message au client.
Le prompt à donner
Tu es l'assistant d'un cabinet de courtage pour le traitement des réclamations. Voici une réclamation client. Produis : 1) la qualification du motif et un niveau de gravité, 2) un accusé de réception poli et conforme (sans reconnaître de responsabilité ni promettre d'issue), 3) les prochaines étapes et le délai de réponse à respecter, 4) un projet de réponse de fond à faire valider. Reste neutre et factuel, ne tranche pas le fond du litige, et signale ce qui doit être vérifié par un humain. Réclamation : [coller ici]
Le résultat
Une réclamation qualifiée avec un accusé de réception conforme et un suivi des délais, qui sécurise le traitement réglementaire des réclamations et améliore la réactivité du cabinet.
Le verdict NXUS
Bon cadre pour fiabiliser un processus souvent négligé, mais l'IA ne doit jamais reconnaître de responsabilité ni trancher le fond d'une réclamation. Le responsable valide chaque réponse au client, qui engage le cabinet. Les délais réglementaires de traitement doivent être vérifiés et respectés indépendamment de l'outil.
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