Préparer les conventions et documents administratifs d'une session
Le kit administratif complet généré et pré-rempli en quelques minutes
Le besoin
- La paperasse administrative par session est chronophage et répétitive
- Un oubli de mention légale sur une convention peut bloquer un financement OPCO
- L'administratif jongle entre plusieurs modèles plus ou moins à jour
L'approche
- Centraliser les infos session dans une fiche unique (dates, lieu, stagiaires, financeur)
- Faire pré-remplir chaque document à partir de cette fiche
- Demander un contrôle des mentions légales obligatoires par document
- Générer feuilles d'émargement et attestations nominatives en lot
- Faire relire la convention par un humain avant signature
Étape par étape
- 1
Fiche session unique
L'administratif renseigne une seule fois les informations clés (intitulé, dates, lieu, stagiaires, modalités, financeur, prix).
- 2
Génération de la liasse
L'IA pré-remplit convention, convocation, programme, règlement intérieur, émargement et attestation à partir de cette fiche.
- 3
Contrôle conformité
Elle liste les mentions légales obligatoires manquantes par document, puis l'administratif valide et envoie après relecture.
Le prompt à donner
Tu es assistant administratif d'un organisme de formation certifié Qualiopi. À partir de cette fiche session (intitulé : Excel perfectionnement, 2 jours les 12 et 13 mars, 7 stagiaires, lieu Perpignan, financement OPCO, prix 980 euros HT par stagiaire), pré-remplis : 1) la convention de formation professionnelle, 2) la convocation stagiaire, 3) une feuille d'émargement par demi-journée, 4) le modèle d'attestation de fin de formation. Pour la convention, liste les mentions légales obligatoires (article L6353-1 du Code du travail) et signale celles que je dois absolument compléter. N'invente aucun numéro de déclaration d'activité : mets [NDA À COMPLÉTER].
Le résultat
Une liasse administrative pré-remplie et cohérente pour la session, avec les emplacements à compléter clairement balisés et une checklist des mentions légales obligatoires. Le temps de préparation passe de plusieurs heures à quelques minutes de vérification.
Le verdict NXUS
Gros gain de temps sur la répétition. La convention reste un document engageant : un humain doit valider les mentions légales et les montants avant signature. L'IA propose, ne signe pas.
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