Monter le dossier de preuves Qualiopi indicateur par indicateur
Constitue ton dossier de preuves structuré par critère avant l'audit de certification
Le besoin
- L'audit Qualiopi contrôle 32 indicateurs répartis en 7 critères ; chaque indicateur requiert des preuves documentées.
- Les organismes de formation échouent souvent sur les indicateurs 3, 6 ou 23 faute de traçabilité.
- Rassembler et structurer les preuves avant l'audit demande plusieurs journées de travail administratif.
- Un agent peut analyser ta documentation existante et produire un état des lieux priorisé en quelques heures.
L'approche
Tu fournis à l'agent tes documents existants (programme, CV formateurs, comptes rendus, questionnaires, etc.) via upload ou description. L'agent mappe chaque document sur les indicateurs Qualiopi correspondants, génère un tableau de conformité avec statut (prouvé / partiel / manquant) et propose des trames pour les preuves absentes. Il priorise les indicateurs les plus risqués pour ton profil d'organisme.
Étape par étape
- 1
Inventorier ta documentation existante
Liste ou uploade tes documents : conventions, programmes, CVs, questionnaires de satisfaction, comptes rendus d'individualisation, BPF, règlement intérieur. L'agent classe chaque document sur la grille des 32 indicateurs.
- 2
Analyser les écarts et prioriser
L'agent produit un tableau de conformité indicateur par indicateur, avec niveau de preuve estimé (fort / faible / absent) et risque audit. Il signale les indicateurs critiques (ex. : 3, 6, 13, 23, 24) à traiter en priorité.
- 3
Générer les trames manquantes
Pour chaque preuve absente, l'agent propose une trame de document à compléter : trame de compte rendu d'individualisation, grille d'évaluation des acquis, procédure de veille, etc. Tu n'as plus qu'à renseigner les données réelles.
Le prompt à donner
Voici la liste de mes documents Qualiopi disponibles : programmes de formation (3), convention-type, règlement intérieur, CV des 2 formateurs, questionnaire de satisfaction à chaud, compte rendu d'une action. Analyse ma couverture sur les 32 indicateurs Qualiopi référentiel 2024, produis un tableau de conformité (indicateur / intitulé / preuve disponible / statut / risque) et génère des trames Word pour les indicateurs 3, 6 et 23 qui semblent non couverts.
Le résultat
Un tableau de conformité Qualiopi complet avec statut par indicateur et des trames prêtes à remplir pour les preuves manquantes.
Le verdict NXUS
Très efficace pour gagner du temps sur la phase de préparation d'audit, mais la validation finale des preuves reste à faire avec ton auditeur ou un consultant Qualiopi.
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