Préparer un brouillon de réponse à une réclamation écrite

Le besoin

L'approche

Étape par étape

1. 1

   Analyser la réclamation

   Donner à l'agent le courrier et les éléments factuels vérifiés.

2. 2

   Rédiger la réponse

   L'agent propose un brouillon mesuré, sans engagement non validé.

3. 3

   Valider et envoyer

   La direction contrôle le fond, ajuste et envoie la réponse.

Le prompt à donner

Aide-moi à rédiger un brouillon de réponse à une réclamation écrite reçue d'une famille concernant un retard répété d'une intervention à domicile. Structure : remerciement pour le retour, accusé de réception, reformulation du grief pour montrer qu'on a compris, réponse factuelle, proposition d'un échange. Ton respectueux, mesuré, qui ne minimise pas mais ne s'engage à rien sans mon accord. Ne reconnais AUCUNE faute ni responsabilité à ma place, ne promets aucune compensation : laisse [décision direction] aux endroits qui nécessitent mon arbitrage. Faits établis : 3 retards de plus de 30 min sur le mois, dont 2 liés à une absence d'intervenant.

Le résultat

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